पिंपरी – पिंपरी-चिंचवड महापालिकेच्या विविध कार्यालयांमध्ये मोठ्या प्रमाणावर संदर्भ, प्रकरणे या स्वरुपात अभिलेख साठून आहेत. या साठलेल्या अभिलेखांमुळे कामकाज करण्यासाठी जागा अपुरी पडते, प्रलंबित संदर्भ व प्रकरणे वेळेवर सापडत नाहीत. त्यामुळे महापालिकेत झिरो पेन्डन्सी ऍण्ड डेली डिस्पोजल या कार्यपध्दतीच्या माध्यमामधून अभिलेखन, अभिलेखाचे वर्गीकरण करणे, ते नष्ट करण्यासाठी दि. 28 ऑगस्ट ते दि. 11 सप्टेंबर 2023 अखेर अभिलेख सुरक्षा पंधरवडा राबविण्यात येणार आहे.
याबाबतचा आदेश आयुक्त तथा प्रशासक शेखर सिंह यांनी सोमवारी (दि.21) जारी केला आहे. महापालिकेतील विविध विभागांनी त्यांच्याकडील नस्त्याचे अभिलेखमध्ये वर्गीकरण करुन अ, ब, क, ड वर्गीकरण केलेल्या नस्त्या अभिलेख कक्षाकडे पाठविणे आवश्यक आहे. नस्त्या अभिलेख कक्षाकडे व ज्या नस्त्यांची आवश्यकता नाही अशा नस्त्या नष्ट केल्या नाहीत. त्यामुळे विभाग, अभिलेख कक्षामध्ये अनावश्यक कागदपत्रे पडून आहेत. अभिलेखाचे वर्गीकरण करणे, ते नष्ट करण्याबाबत विभागप्रमुखांसह अन्य अधिकारी व कर्मचारी जाणीवपूर्वक दुर्लक्ष करीत असल्याची बाब आयुक्त सिंह यांच्या निदर्शनास आली आहे.
काम पूर्ण न झाल्यास कारवाई
अभिलेखन, अभिलेखाचे वर्गीकरण करणे, नष्ट करण्यापूर्वी अभिलेख कक्षातील अभियानापूर्वीची परिस्थिती, अभियानाच्या कालावधीतील परिस्थिती याची फोटोग्राफी व व्हिडीओ रेकॉर्डिंग करुन ते जतन करण्यात यावे. विभागप्रमुखांनी अभिलेखे सहा गठ्ठे पध्दतीप्रमाणे ठेवण्याबाबत निर्देश तसेच प्रशिक्षण द्यावे. अभिलेखे जतन करुन ठेवण्यासाठी वर्गीकरण प्रमाणे कालावधी निश्चित केला आहे. विभागप्रमुखांनी अभिलेखाचे वर्गीकरण करताना स्वच्छ कार्यालय संकल्पना राबवावी. कनिष्ठ अधिकारी व कर्मचाऱ्यांनी अभिलेख कक्षाशी समन्वय साधून अभिलेखाचे कामकाज सायंकाळी 5 पासून करावे. हा पंधरवडा संपल्यानंतर सामान्य प्रशासन विभागामार्फत पथकांद्वारे विभागामध्ये समक्ष भेटी देऊन अभिलेखाची तपासणी करण्यात येणात आहे. ज्या विभागाचे अभिलेख पूर्ण झाले नसेल अशा विभागप्रमुखांसह संबंधित कर्मचाऱ्यांवर कार्यवाही करण्यात येईल, असा इशारा आयुक्त सिंह यांनी दिला आहे.