फक्त वरिष्ठ कार्यालयाच्या शेऱ्यावरुन नोंद करणेबाबत कोणतीही कायदेशीर तरतुद नाही. विठ्‌ठलरावांनी एकदा वरिष्ठ कार्यालयाकडे, अधिकार अभिलेखात नाव नोंदविण्यासाठी अधिकृत कागदपत्रांशिवाय अर्ज केला. वरिष्ठ कार्यालयाने नियमानुसार उचित कार्यवाही करावी असा शेरा लिहुन तो अर्ज तलाठी कार्यालयात पाठवला.
तलाठी भाऊसाहेबांना कळत नव्हते की, अधिकृत कागदपत्रांशिवाय केलेल्या अर्जावर काय आणि कोणत्या कायदेशीर तरतुदीनुसार कार्यवाही करावी? मंडलअधिकारी आल्यानंतर तलाठी भाऊसाहेबांनी त्यांना पहिला प्रश्‍न विचारला की, नियमानुसार उचित कार्यवाही करावी असा शेरा लिहुन वरिष्ठ कार्यालयाकडून आलेल्या अर्जावर काय आणि कोणत्या कायदेशीर तरतुदीनुसार कार्यवाही करावी?
मंडलअधिकारी म्हणाले, अशा अर्जांवर कार्यवाही करण्यासाठी कोणतीही कायदेशीर तरतुद नाही. खरेतर अशा अर्जांना वरिष्ठ कार्यालय स्तरावरूनच उत्तर देण्यात यावे असे अपेक्षीत आहे. काही वेळेस तलाठी अशा शेर्यांचा अर्थ वरिष्ठ कार्यालयाकडील आदेश असा चूकीचा अर्थ लावून त्यानुसार फेरफार नोंदही नोंदवतात. काही मंडलअधिकारीही तहसिलदार कार्यालयाकडील आदेश पाहून नोंद मंजूर असा शेरा ठेऊन नोंद प्रमाणित करतात. ही काही ठिकाणी सर्रास वापरली जाणारी चुकीची आणि बेकायदेशीर पध्दत आहे.
नियमानुसार उचित कार्यवाही करावी असा शेरा लिहून वरिष्ठ कार्यालयाकडून आलेल्या अर्जांबाबत, वरिष्ठ कार्यालयाशी चर्चा करण्यास काही तलाठी आणि मंडलअधिकाऱ्यांच्या मनात भीती किंवा न्यूनगंड असतो. खरेतर वरिष्ठ कार्यालयाने नियमानुसार उचित कार्यवाही करावी असे मोघम शेरे लिहिणे बंद करावे. नियमानुसार कार्यवाही करण्याची असल्यास कोणत्या नियम व कलमानुसार कार्यवाही करावी याचा स्पष्ट उल्लेख करायला हवा.
तलाठी आणि मंडलअधिकारी यांनीसुध्दा वरिष्ठ कार्यालयाकडून प्राप्त झालेल्या कागदावर शेरा आहे की तो आदेश आहे याची प्रथम खात्री करावी. तलाठी यांनी नियमानुसार उचित कार्यवाही करावी असे मोघम शेरे लिहून त्यांच्याकडे आलेल्या कोणत्याही प्रकारच्या अर्जावर/पत्रावर मा. महोदय, सदर अर्जावर/पत्रावर नेमकी काय व कोणत्या कायदेशीर तरतुदींन्वये कार्यवाही करावी याचा बोध होत नाही. कृपया स्पष्ट खुलासा/मार्गदर्शन करावे अशी विनंती आहे, असे लिहून, तो अर्ज प्रेषकाकडे नम्रपणे परत पाठवावा. आपल्या कनिष्ठांना आवश्‍यकतेनुसार कायदेशीर मार्गदर्शन करणे हे वरिष्ठांचे कामच आहे आणि त्यासाठी ते नेहमीच तयार असतात. पण कनिष्ठांनी मनातील भीती किंवा न्यूनगंड दूर करून मार्गदर्शन विचारायला पाहिजे. कोणत्याही पत्राचा अर्थ लक्षात न घेता कोणतीही कार्यवाही करण्याचे टाळावे. असे न केल्यास त्याचे गंभीर परिणाम दिसून येतात.
