इंटरनेट व आवश्यक सॉफ्टवेअर/ऍप चा वापर करून वक्ता व श्रोत्यांमध्ये पूर्वनिर्धारित विषयावर घडवून आणलेल्या परिसंवादाचे माध्यम म्हणजे ‘वेबिनार’ होय. सामान्यतः वेबिनारमध्ये सादरकर्त्याचा व्हिडिओ, प्रेसेंटेशन आणि इतर दृकश्राव्य घटकांचा समावेश असू शकतो. सादरीकरणानंतर सामान्यत: प्रश्नोत्तर सत्र आयोजित केले जाते, ज्या दरम्यान प्रेक्षक प्रश्न विचारू शकतात. वेबिनारच्या माध्यमातून जगाच्या एका भागातून इतर भागातील श्रोत्यांशी सहज संवाद साधणे शक्य होते. वेबिनारची रेकॉर्डिंग होऊ शकते व त्याचा उपयोग भविष्यातही होऊ शकतो. वेबिनारच्या माध्यमातून प्रसिद्ध वक्त्यांची व्याख्याने जगभरात प्रसारित होऊ शकतात. वेबिनारद्वारे वक्ता व श्रोता यांच्यामध्ये द्विमार्गी संवाद शक्य होतो. उत्कृष्ट वेबिनार आयोजित करण्यासाठीचे मूलमंत्र आपण जाणून घेऊ.

माहितीपत्रक : उत्तम वेबिनार आयोजनातील पहिली महत्वाची पायरी म्हणजे वेबिनारचे माहितीपत्रक (Flyer) तयार करणे. यामध्ये वेबिनारचा विषय, वक्त्यांचा परिचय, वेबिनारचे उद्देश, वेबिनाराअंती श्रोत्यांची उद्देशप्राप्ती व वेबिनारचा सुरु होण्याचा व संपण्याचा वेळ अशा इत्यंभूत माहितीचा समावेश असावा. वेबिनारचा प्रचार व प्रसार करण्यासाठी समाजमाध्यमांचा योग्य वापर करून अपेक्षित श्रोत्यांपर्यंत पोहोंचन्यायासाठी आवश्यक नियोजन करावे.
पूर्वतयारी :
● तांत्रिकबाबी : वेबिनार साठी कोणते ऍप्प / सॉफ्टवेअर / प्लॅटफॉर्म वापरणार आहोत याची माहिती वक्ते व श्रोते या दोघांनाही असणे आवश्यक आहे. अन्यथा ऐनवेळी गोंधळ होण्याची शक्यता अधिक आहे. जे ऍप्प / सॉफ्टवेअर / प्लॅटफॉर्म आपण वेबिनार साठी वापरणार आहोत त्याच्या मर्यादाही जाणून घेणे आवश्यक आहे. किती श्रोते एका वेळी वेबिनार पाहू शकतात याची माहिती घ्यायला हवी अन्यथा आपण अधिक लोकांना आमंत्रित करू व त्यांना हा वेबिनार पाहता येणार नाही.

●साधने : वेबिनार घेण्यासाठी वक्त्याला व श्रोत्यांना कोण कोणते साहित्य लागणार आहे याबद्दलची माहिती वेबिनारच्या सुरुवातीलाच द्यायला हवी म्हणजे वेबिनार सुरळीत पार पाडता येईल. साधारणतः वेबिनारसाठी चांगल्या दर्ज्याचा मायक्रोफोन, कॅमेरा, इंटरनेट कनेक्शन इत्यादी साधनांची आवश्यकता असते. वेबिनारसाठी पूर्व तपासणीशिवाय नवीन साधनांचा वापर करू नये.

● रंगीत तालीम : वेबिनार सुरू होण्याच्या आधीच वक्त्यांचा कॅमेरा व मायक्रोफोन योग्य पद्धतीने काम करत आहेत की नाहीत हे तपासून घेतल्यास वेबिनार दरम्यान व्यत्यय येणार नाही.

श्रोत्यांना जाणून घ्या : वेबिनार चा विषय व वेबिनारसाठी उपस्थित असणाऱ्या संभावित श्रोत्यांबद्दल माहिती घ्या. सामान्यतः श्रोते कोण असणार आहेत, त्यांची उद्दिष्टे काय आहेत, त्यांचा शैक्षणिक व सामाजिक स्तर काय आहे, त्यांचे वय काय आहे हे जाणून घेतल्यास त्याचा फायदा आयोजकांना होतो.

वेबिनारचा विषय :सामान्यतः वेबिनारचा विषय सद्य परिस्थितीशी निगडित असावा. मनोरंजक व चित्तवेधक विषयांकडे श्रोते अधिक आकर्षित होतात. श्रोते काहीतरी नवीन शिकण्यासाठी वेबिनार पाहतात हे लक्षात ठेवायला हवे.

भाषा : भारतासारख्या देशांमध्ये अनेक भाषा बोलल्या जातात त्यामुळे आयोजकाने वेबिनार कोणत्या भाषेत होणार आहे हे आधीच स्पष्ट केल्यास इतर भाषिक श्रोत्यांचा वेळ वाया जाणार नाही.
अनावश्यक औपचारिकता: वेबिनार व भाषणाचे कार्यक्रम यात फरक आहे. वेबिनारला वेळेचे बंधन असल्यामुळे वक्त्यांचा परिचय, पदाधिकार्यांचे मनोगत, प्रस्तावना, आभार प्रदर्शन अशा अनावश्यक औपचारिकता टाळाव्यात ज्यामुळे वक्त्याला विषयाच्या मांडणीसाठी पुरेसा वेळ मिळेल.

कॅमेऱ्याचा सुयोग्य वापर : संशोधनाअंती हे सिद्ध झाले आहे की विडिओ शिवाय वेबिनार श्रोत्यांना आकर्षित करू शकत नाही. त्यामुळे वेबिनारमध्ये श्रोत्यांना वक्ता दिसणे आवश्यक आहे. प्रेझेंटेशन व फक्त त्यावर चालणारा आवाज (Voiceover) वेबिनार रटाळ व कंटाळवाणे बनवते. बहुतांश वक्ते हे वेबिनारचा उपयोग क्वचितच किंवा प्रथमच करत असल्यामुळे कॅमेराचा वापर कसा करावा याबद्दल ते अनभिज्ञ असल्याचे लक्षात येते. वक्ता जिथून वेबिनार देणार आहे तिथे पुरेसा प्रकाश हवा व आजूबाजूचा परिसर शांत हवा. कॅमेरा हा योग्य पद्धतीने हाताळता आल्यास वेबिनार श्रोत्यांचे लक्ष केंद्रित करण्यासाठी उपयोगी ठरेल. कॅमेऱ्याकडे नजर रोखून बोलल्यास श्रोत्याचा वक्त्यांशी सुसंवाद घडू शकतो.

आवाज: आवाज कोणत्याही वेबिनारचा आत्मा आहे. वेबिनार दरम्यान वक्त्याचा आवाज सुस्पष्टपणे श्रोत्यांपर्यंत पोहोचणे आवश्यक असते. वक्त्याने वेबिनार देताना अशा जागी असणे आवश्यक आहे जेथे अनावश्यक आवाज येणार नाहीत. वेबिनार दरम्यान वक्त्याने मोबाईल नोटिफिकेशन बंद ठेवावेत म्हणजे वेबिनार दरम्यान विनाकारण व्यत्यय येणार नाही

वेळ : वेबिनार नियोजित वेळी सुरु होऊन दिलेल्या वेळी संपावा हे उत्कृष्ट वेबिनारची ओळख आहे. कित्येक वेळा वेबिनार सुरु होण्याच्या वेळी वक्त्यांचे माईक आणि विडिओ चालू आहेत की नाही हे तपासण्यात श्रोता कंटाळून वेबिनारमधून काढता पाय घेतो. बरेच ऍप/सॉफ्टवेअर त्यांच्या Free Version मध्ये मर्यादित वेळेचे वेबिनारच उपलब्ध करून देतात अश्या वेळी त्यासंबंधीची माहिती आयोजकाला असायला हवी. सामान्यतः वेबिनार एक तासाचा असावा कारण संशोधनात असे सिद्ध झाले आहे की त्यापेक्षा अधिक काळ चालणाऱ्या वेबिनारमध्ये श्रोते लक्षकेंद्रित करू शकत नाहीत. सादरकर्त्यांनी व आयोजकांनी वेबिनार सुरु होण्याच्या 10-15 मिनिटे आधीच आपली उपस्थिती नोंदवावी.

सॉफ्टवेअर/ऍप चे परिपूर्ण ज्ञान :वेबिनार आयोजकाने वेबिनार पूर्वी वक्त्यांना वेबिनारसाठी वापरण्यात येणाऱ्या सॉफ्टवेअर/ऍप ची थोडक्यात माहिती द्यावी ज्यायोगे वक्त्यांना वेबिनार चालू असतांना होणाऱ्या संभाव्य अडचणींशी सामना करता यावा अन्यथा वेबिनारदरम्यान अनावश्यक व्यत्यय येऊन सातत्य राहणार नाही. वेबिनारसाठी आपण कोणती संगणक प्रणाली वापरणार आहोत याची पूर्वकल्पना श्रोत्यांना देणे आवश्यक आहे. आयोजकांनी या प्रणालीचे गुणदोष जाणून घेणेही आवश्यक आहे.

वेबिनारचे स्वरूप :वेबिनारचे स्वरूप कसे असणार आहे हे आधीच ठरवून घ्या. एक वक्ता असेल, दोन किंवा त्यापेक्षा अधिक वक्ते असतील, तज्ञांशी चर्चा असेल, प्रश्नउत्तरे असतील किंवा मुलाखत असेल त्यानुसार वेबिनारचे स्वरूप ठरवावे लागेल.

नियंत्रक व तंत्रसहाय्यक : वेबिनारचे संचालन योग्य पद्धतीने होण्यासाठी नियंत्रकाची आवश्यकता असते. नियंत्रकाची मुख्य काम वक्ता व श्रोते यांच्यामध्ये समन्वय साधने हे आहे. त्याचबरोबर वेबिनारच्या सुयोग्य आयोजनासाठी निपुण तंत्रसहाय्यकाचीही आवश्यकता आहे. प्रश्नोत्तराच्या वेळी तंत्रसहाय्यक व नियंत्रकाची भूमिका महत्वाची असते. प्रश्नोत्तराच्या वेळी वक्ता आणि श्रोत्यांमध्ये समन्वय साधण्यास हे मदत करतात.

प्रझेंटेशन : वक्ता प्रेझेंटेशन वापरणार असेल तर प्रेझेंटेशन वेबिनारपूर्वीच तपासून घेणे आवश्यक आहे. असे न केल्यास वेबिनारदरम्यान समस्या निर्माण होण्याची शक्यता असते. प्रेझेंटेशन सुटसुटीत व थोड्या मोठ्या फॉंट मध्ये असावे कारण बरेच लोक प्रेझेंटेशन पाहण्यासाठी मोबाईलचा वापर करतात. प्रेझेंटेशन मध्ये दृकश्राव्य माध्यमांचा व चित्रांचा उपयोग केल्यास ते प्रभावी ठरते.

बँडविड्थ :वक्ता, श्रोते व नियंत्रक हे ज्याठिकाणावरून वेबिनारमध्ये सहभागी होणार आहेत तेथे इंटरनेटची पुरेशी स्पीड असणे आवश्यक आहे अन्यथा वेबिनारमध्ये व्यत्यय येऊ शकतो. शक्यतोवर Wi-Fi चा वापर करावा. मोबाईलचा वापर करत असाल तर Do Not Disturb मोड वापरावा.

पर्यायी व्यवस्था : संभाव्य तांत्रिक व अतांत्रिक अडचणीशी सामना करण्यासाठी पर्यायी व्यवस्था सज्ज करून ठेवणे आवश्यक आहे.

प्रश्नोत्तर सत्र : सामान्यतः वेबिनारचा शेवट प्रश्नोत्तर सत्राने होतो. या सत्रामध्ये नियंत्रकाची भूमिका महत्वाची असते. या सत्रातील गोंधळ टाळण्यासाठी व वेबिनार वेळेवर संपवण्यासाठी प्रश्न थोडक्यात व मुद्देसूद असतील यासाठी प्रयत्न व्हावा. प्रश्न नियंत्रकाकडे संकलित करून मग ते नियंत्रकाने विचारावेत किंवा निवडक प्रश्नकर्त्यांना प्रश्न विचारण्याची संधी द्यावी. शक्यतोवर वक्त्यांनी प्रश्नाची उत्तरेही थोडक्यात व मुद्देसूद ठेवावीत द्यावीत.

अभिप्राय : वेबिनार संपल्यानंतर वेबिनार संदर्भात श्रोत्यांचा अभिप्राय घेतल्यास त्याचा फायदा पुढील वेबिनार आयोजित करण्यासाठी होतो.

वेबिनार हे आकर्षक स्वरूपात सखोल माहिती संप्रेषणाद्वारे ज्ञानार्जनाचे अत्यंत प्रभावी माध्यम ठरू शकते. या माध्यमातून तज्ञांचे मार्गदर्शन जगाच्या कानाकोपऱ्यात ज्ञानार्जनाची इच्छा असणाऱ्यांना होऊ शकेल. नव्यापिढीचे वक्ते व श्रोते यांच्यासाठी वेबिनारने नवे व्यासपीठ निर्माण केले आहे. उत्कृष्ट वेबिनारसाठी सुयोग्य नियोजन, समन्वय आणि पाठपुराव्याची आवश्यकता असते. सध्या शिक्षणक्षेत्रात वेबिनारचा महापूर आलेला आहे. परंतु वेबिनार व महाविद्यालयातील भाषणांचे कार्यक्रम यात बराच फरक आहे. तो समजून घेतल्यास वेबिनार आयोजित करणाऱ्यास तसेच वेबिनार ऐकणाऱ्या श्रोत्यांना या माध्यमातून उपयुक्त संवाद साधता येईल.

डॉ. चंदन बोरा सहयोगी प्राध्यापक,
गोंडवाना विद्यापीठ,गडचिरोली.
[email protected]