पिंपरी – पिंपरी-चिंचवड महापालिकेच्या विविध विभागांकडून वेळोवेळी जारी होणारे कार्यालयीन आदेश, परिपत्रके, सूचना, शासन निर्णय तसेच महत्त्वपूर्ण प्रशासकीय आदेश यांची व्यवस्थित नोंद व जतन करण्यासाठी प्रत्येक विभागाने स्वतंत्र ‘स्थायी आदेश फाईल’ अथवा ‘कार्यालयीन आदेश फाईल’ तयार करून ती अद्ययावत ठेवावी, असे निर्देश महापालिका प्रशासनाने दिले आहेत.

सामान्य प्रशासन विभागाने यासंदर्भात परिपत्रक जारी केले आहे. विभागप्रमुखांच्या आढावा बैठकीतील महापालिका आयुक्तांच्या सूचनेनुसार ही कार्यवाही करण्यात येत आहे. प्रत्येक विभागाने आपल्या विभागाशी संबंधित सर्व महत्त्वाचे कार्यालयीन आदेश, परिपत्रके, सूचना व प्रशासकीय निर्देशांची स्वतंत्र फाईल तयार करून त्याची एक प्रत सामान्य प्रशासन विभागाकडे सादर करावी, असे परिपत्रकात नमूद करण्यात आले आहे.

या फाईलमध्ये आदेश व परिपत्रकांचा क्रमांक, दिनांक, विषय तसेच संबंधित शाखा किंवा विभागाची अनुक्रमणिका समाविष्ट करावी. फाईलमध्ये कागदपत्रे कालानुक्रमे आणि विषयानुसार व्यवस्थित ठेवावीत. नवीन आदेश किंवा परिपत्रक जारी झाल्यानंतर त्याची नोंद करून संबंधित स्थायी आदेश फाईलमध्ये तातडीने समावेश करावा, असे निर्देश देण्यात आले आहेत.

प्रत्येक विभागाने तयार केलेल्या स्थायी आदेश फाईलची एक अद्ययावत प्रत अभिलेखासाठी सामान्य प्रशासन विभागाकडे पाठवावी. तसेच विविध विभागांकडून निर्माण होणाऱ्या महत्त्वपूर्ण कार्यालयीन आदेश व परिपत्रकांची प्रत सामान्य प्रशासन विभागास नियमितपणे उपलब्ध करून द्यावी, असेही स्पष्ट करण्यात आले आहे.

संबंधित विभागप्रमुखांनी ही फाईल अद्ययावत व सुरक्षित ठेवण्याची जबाबदारी संबंधित अधिकारी किंवा कर्मचाऱ्यावर निश्चित करावी. फाईलची वेळोवेळी तपासणी करून त्यामध्ये आवश्यक त्या नवीन आदेशांचा समावेश करावा, असेही निर्देश आहेत.

तसेच, प्रत्येक विभागाने ‘स्थायी आदेश फाईल’ अथवा ‘कार्यालयीन आदेश फाईल’ तयार करून तिची एक प्रत सामान्य प्रशासन विभागाकडे पाच दिवसांच्या आत सादर करावी, असे आदेश सह आयुक्त मनोज लोणकर यांनी दिले आहेत.

Scrub typhus : पावसाळ्यात वाढतोय स्क्रब टायफसचा धोका; घाबरू नका, वेळीच घ्या वैद्यकीय सल्ला!